SOMMAIRE DE LA DIRECTIVE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Boivin Évolution (BEV) est soucieuse d’offrir un environnement fiable et respectueux des gens qu’ils soient clients, partenaires, employés ou visiteurs. C’est pourquoi nous confirmons, par la présente directive, les règles mises en place en respect de la loi 25 sur la protection des renseignements personnels utilisés dans le cadre des opérations de l’entreprise.

Afin d’alléger le contenu de l’information diffusé sur le site Web de l’entreprise, il a été convenu de publier un sommaire, cependant le contenu intégral est disponible sur demande.

Désignation de la personne responsable

Il a été convenu que Gilles Boivin, conseiller financier spécial, et il peut être rejoint en lien avec la présente directive à l’adresse courriel suivante?: rh@bev.ca.

Rôle et responsabilité

Ce dernier devra assurer le traitement des demandes d’accès en lien avec la présente directive. Il devra porter assistance aux personnes qui vont demander des accès et évaluer la légitimité d’accès aux informations dans le cadre de leur travail. Tout ceci afin d’assurer la protection des renseignements personnels, tout au long du cycle de vie de ceux-ci, soit de la collecte à la destruction. Il devra également effectuer des redditions de comptes requises en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements.

De façon indirecte, il devra s’assurer que l’entreprise respecte les obligations législatives, administratives et règlementaires. Il devra prendre part à toute question relative à l’accès aux documents ou à la protection des renseignements personnels. Il devra veiller à la sensibilisation et à la formation du personnel, incluant la direction, sur les obligations et les pratiques en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Finalement il devra agir à titre de représentant auprès des autres organismes publics et de la Commissions d’accès à l’information pour toutes questions relatives à l’accès aux documents et à la protection de renseignements personnels.

Certaines de ces tâches peuvent être déléguées mais la responsabilité légale revient au responsable nommé. En cas d’absence de ce dernier, le plus haut dirigeant devient automatiquement le responsable au sens de la Loi.

Gouvernance des renseignements personnels

Afin de respecter un niveau de confidentialité des informations transmises par la présente, il est important de comprendre que Boivin Évolution a fait certains exercices dont le détail est disponible sur demande, dans la version complète de la directive sur la protection des renseignements personnels.

Voici donc les exercices qui ont été faits?:

Un tableau contenant la collecte des renseignements personnels, l’utilisation qui en est faite et la communication ;
La façon dont les informations sensibles et confidentielles sont conservées pour assurer leur sécurité et qui y a accès ;
Les modalités de conservation et de destruction des renseignements.

Processus en cas d’incident ou de plainte

Dans l’éventualité où un incident de confidentialité impliquant un ou des renseignements personnels, BEV s’engage à prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se reproduisent ;
Dans le cas d’un incident avec risque d’un préjudice sérieux, conformément à la loi, BEV avisera la Commission et la personne concernée (ou les personnes concernées), à moins qu’il y ait un risque de nuisance à une quelconque enquête en lien avec l’incident ;
En parallèle, BEV tiendra un registre des incidents dont une copie sera transmise à la Commission sur demande. Le registre fera état des incidents, des plaintes ainsi que des événements avec préjudice sérieux ;
La personne responsable s’assure d’effectuer l’analyse de l’existence d’un risque de façon périodique et mets en place des mesures de mitigation afin de réduire le risque d’incident.

Contrats de consentement

En respect de la loi 25, il a été ajouté au formulaire de collecte d’information, pour les demandes de crédit et la fiche de paie, une mention à l’effet qu’en apposant sa signature la personne consent à ce que les informations qu’elles a fourni soit utilisé dans le cadre «?de la demande de crédit / de son emploi?» pour les opérations normales de BEV tout en respect de la loi 25.

Le présent sommaire de la directive est mis en place le 21 août 2023 et fera l’objet d’une révision annuelle par la suite.